共有メールアドレスへのお問い合わせ、
どのように分担して対応されていますか？
御社では、info@xxx.co.jpやsupport@xxx.co.jpのような、共有のメールアドレスへのお問い合わせにどのように対応されていますか？
｢関係する担当者全員にメールを転送する｣、｢メーリングリストへ転送する｣といった運用が一般的です。
しかし、この方式ではメール量が激増し、重要なメールの見落としや対応遅れといった問題が発生する可能性が高くなります。
また、誰が返信したかを把握するためにCc/Bccを多用すると、さらにメール量は増えることになります。
メールが増えれば増えるほど、「誰が返信したか」、「対応状況はどうなっているか」を把握することが困難になります。
メールの洪水により、お客様への対応遅れや漏れなどサービス品質の低下につながっていないでしょうか？
共有メール運用での課題
- 誰かが対応すると思っていたが、誰も対応していない状況でクレームになった。
- 膨大な数の中に埋もれたメールを確認していくだけでも大変。同じメールに複数人が返信してしまう可能性も。
- 毎回ccやbccで送信（返信）するのが煩わしい。
- ccやbccを入れ忘れて、担当者のアドレスで返信していると、以後、関係者で 情報共有ができない。
- メールの問い合わせ件数や対応状況が把握できない。
メール共有・管理サービスで解決できます。
- 対応漏れ、二重対応の防止
個人メールソフトでは、他の人の対応状況の確認が困難です。共有メールサービスでは、 誰がいつどのような対応をしたのかを共有できるので、対応漏れや二重対応の心配がありません。 - ステータス管理が共有できる
共有メールサービスではメールの対応状況を複数の担当者で確認できるだけでなく、フラグの設定などで個人のメールソフトでは意識しづらい“メールの返信スピード”もきちんと意識して対応できます。 - 過去の履歴がひと目で分かる
個人メールソフトでは、誰がいつメールの送受信をしたのか、確認するのが大変です。共有メールサービスなら、どの担当者がいつどんな対応をしたのか、一目瞭然となります。 - 個人情報を分散させない
個人メールソフトで対応していると、メールの情報がクライアントパソコンに分散してしまいます。共有メールサービスなら、お客様とのやり取りのデータをサーバー上に集約できるので、 個人情報保護の観点からも安心です。 - テンプレート化（標準化）できる
個人メールソフトで対応していると、ノウハウを伝承しづらいもの。共有メールサービスなら、 過去の問い合わせ履歴を参照できるほか、よくある対応内容をテンプレートとして登録 できるので、効率的にメール対応を行えます。
